Gestión documental con OpenKM: orden que transforma la información en ventajas competitivas

La información es el activo más valioso para una empresa, la gestión documental ha dejado de ser un simple método de archivo para convertirse en una estrategia crítica en esta nueva era digital. Estructurar el conocimiento de una organización para que esté disponible, seguro y utilizable en el momento exacto.

OpenKM CE es la versión open source y gratuita distribuida bajo la licencia GPL v2. Está diseñada para que desarrolladores, pymes y administradores de sistemas puedan desplegar un repositorio centralizado de documentos en sus propios servidores (on-premise), manteniendo el control absoluto de sus datos.

Características clave cubiertas por OpenKM:

1. Organización y Control de Versiones Estricto.

   • Historial de cambios completo: Cada vez que se modifica un archivo, el sistema crea una nueva versión, pudiendo consultar qué cambió, quién lo hizo y restaurar versiones anteriores en cualquier momento.
   • Bloqueo de archivos (Check-in / Check-out): Evita que dos usuarios editen el mismo documento a la vez, previniendo la pérdida de información.

2. Búsqueda con Indexación Automática.

   • Motor Lucene: OpenKM indexa automáticamente el texto dentro de los archivos (PDF, Office, OpenOffice, etc.).
   • Búsqueda por metadatos: se puede encontrar documentos no solo por su nombre, sino por palabras clave internas, fechas, autor o campos personalizados que tú mismo definas.

3. Automatización de Tareas (Automation)

   • Reglas lógicas: Configurable el sistema para que realice acciones automáticas. Por ejemplo: si un archivo se sube a la carpeta "Facturas", el sistema puede renombrarlo automáticamente o moverlo a otra ubicación según sus propiedades.

4. Extracción de Texto con OCR Integrado.

   • Lectura de imágenes y escaneos: Al integrarse con herramientas de código abierto como Tesseract OCR, la versión Community puede leer el texto de documentos escaneados o imágenes (PNG, JPG) para que su contenido sea completamente localizable en las búsquedas.

5. Seguridad Granular y Control de Acceso

   • Permisos detallados: Define con precisión quién puede ver, editar, borrar o descargar cada carpeta y documento.
   • Roles de usuario: Facilita la administración asignando permisos masivos según el departamento o perfil del empleado.

6. Interfaz Web y Previsualización

   • Acceso universal: Los usuarios pueden trabajar desde cualquier navegador web sin instalar software local.
   • Vista previa: Visualización de documentos de texto, imágenes y PDFs directamente en la pantalla antes de descargarlos.

Para más información: https://www.openkm.com/

Fuente imagen: https://en.wikipedia.org/wiki/File:1OpenKM.png CC BY-SA 4.0